¿Pagó a un contratista en 2026? Reglas del Formulario 1099-NEC y del W-9 para arrendadores y pequeños negocios

¿Debe presentar un 1099-NEC por un contratista al que pagó en 2026?

Por lo general sí, cuando se cumplen estas cuatro condiciones:

• Usted pagó en el curso de su actividad comercial o de negocio. Los pagos personales no se declaran.
• El pago fue por servicios. Eso incluye piezas o materiales cuando suministrarlos fue algo accesorio al servicio.
• El contratista no es una corporación. Una LLC que tributa como corporación C o S cuenta como corporación. Una LLC de un solo miembro sin elección corporativa, o una sociedad colectiva (partnership), no.
• Sus pagos a ese contratista en el año suman $2,000 o más. El total se calcula por contratista y por año calendario, sumando todos los trabajos.

Somos un contratista de construcción. No preparamos declaraciones de impuestos ni damos asesoría tributaria, legal ni contable. La información tributaria de esta guía es material general de referencia; consulte a un CPA cómo se aplica a su situación.

¿Qué cambió para 2026?

La ley tributaria de 2025 (P.L. 119-21) elevó de $600 a $2,000 el monto mínimo para declarar la compensación a no empleados, y varios otros tipos de pago, para los pagos hechos en 2026 y años posteriores, según las instrucciones del IRS para los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC (abre un sitio externo). El monto se ajusta por inflación en los años posteriores a 2026.

• Los pagos hechos en 2025 todavía usaban el umbral de $600, así que los formularios presentados a principios de 2026 no se vieron afectados.
• El alquiler que usted paga en su negocio, que se declara en el Formulario 1099-MISC, también usa $2,000.
• El umbral de la retención adicional (backup withholding) también subió a $2,000, aunque la retención puede aplicarse por debajo de ese monto si usted tuvo que presentar un 1099 por el mismo contratista el año anterior.
• Las demás pruebas para saber quién debe presentarlo no cambiaron: la prueba de la actividad comercial o de negocio, la excepción para corporaciones y la excepción para pagos con tarjeta siguen igual que antes.

¿Los arrendadores tienen que presentar el 1099 por sus contratistas?

Solo si la actividad de alquiler es una actividad comercial o de negocio. No existe una regla especial que obligue a todos los arrendadores a presentarlo: una ley de 2010 que, para este fin, habría tratado como negocio a la mayoría de las personas que reciben ingresos por alquiler de bienes inmuebles se derogó en 2011 (Ley Pública 112-9 (abre un sitio externo)), con efecto desde su fecha de inicio.

Que sus alquileres sean una actividad comercial o de negocio depende de los hechos, como cuántas unidades tiene, con qué regularidad y de forma activa las administra, y si administrar propiedades es su trabajo. El dueño de un solo condominio alquilado y una LLC que opera varios edificios con personal pueden llegar a resultados distintos.

El Schedule E pregunta a todo propietario de alquileres si hizo pagos que le obligarían a presentar Formularios 1099. Resuelva esa pregunta con su CPA antes de la fecha límite de presentación, cuando todavía hay tiempo de presentarlos, no en abril.

¿Qué pagos quedan fuera?

• Pagos a corporaciones, incluida una LLC que tributa como corporación C o S. Los honorarios legales se siguen declarando en el Formulario 1099-NEC cuando el bufete es una corporación, y los pagos por servicios médicos o de atención de la salud van en el Formulario 1099-MISC aunque el proveedor sea una corporación.
• Compras con tarjeta y por aplicación. Los pagos con tarjeta de crédito o débito, o enviados como compra a través de una aplicación de pagos o un mercado en línea que los liquida, quedan sujetos a las reglas del Formulario 1099-K, así que no los incluye en un 1099-NEC. El procesador emite un 1099-K solo por encima de sus propios umbrales. Una transferencia por aplicación enviada como pago personal no queda sujeta a esas reglas, y le corresponde a usted declararla.
• Zelle no. Zelle indica que no emite Formularios 1099-K (abre un sitio externo), así que, si se cumplen las demás pruebas, le corresponde a usted declarar lo que pagó a un contratista por Zelle, con cheque, por transferencia bancaria o en efectivo.
• Mercancías. Los pagos por mercancías, fletes, almacenaje y conceptos similares, como los materiales que compra a un proveedor, no se declaran.
• Materiales en la factura de un contratista. El IRS incluye las piezas y los materiales en el monto declarable cuando suministrarlos fue algo accesorio al servicio. Cuando una factura detalla por separado materiales de importe considerable, pregunte a su CPA cómo tratarla.

Pagar a un contratista general o contratar usted mismo a cada oficio

Si contrata a un contratista general, usted solo tiene en cuenta sus pagos al contratista general. El contratista general se encarga de declarar los pagos a los subcontratistas a los que paga.

Si contrata y paga usted mismo al electricista, al plomero y al pintor, cada uno se evalúa por separado frente al total de $2,000, y cada uno necesita un W-9. Contratar a los oficios directamente también le traslada a usted la coordinación, los permisos y el seguro; nuestra guía Cómo comparar estimados de contratistas explica qué revisar.

Pida un Formulario W-9 antes del primer pago

El Formulario W-9 le da el nombre legal del contratista, su clasificación tributaria y su número de identificación de contribuyente (TIN). La clasificación le indica si se aplica la excepción para corporaciones, y el TIN va en el 1099.

Pídalo antes de pagar. Si un contratista que debería recibir un 1099 no le da un TIN, es posible que usted tenga que retener el 24% de sus pagos como retención adicional y enviarlo al IRS.

Conserve los W-9 en sus archivos y de forma confidencial; no se envían al IRS. Si lo solicita, le entregamos un Formulario W-9 completo.

¿Cuándo vencen los formularios 1099-NEC de los pagos de 2026?

El lunes 1 de febrero de 2027. La fecha límite es el 31 de enero, que en 2027 cae en domingo, así que pasa al siguiente día hábil. La misma fecha se aplica a la presentación ante el IRS y a la entrega de la copia al contratista.

• Si en total presenta 10 o más declaraciones informativas en el año, sumando todos los tipos, debe presentarlas de forma electrónica. El portal IRIS (abre un sitio externo) gratuito del IRS acepta el Formulario 1099-NEC.
• Los formularios tardíos o no presentados conllevan una multa por formulario que aumenta con el retraso. Para los formularios que vencían en 2026 iba de $60 a $340, y era de al menos $680 en caso de incumplimiento intencional; el IRS ajusta los montos por inflación cada año.
• Algunos estados exigen su propia copia del Formulario 1099-NEC. Pregunte a su CPA por las reglas del lugar donde usted presenta.

El impuesto sobre las ventas de Nueva York en la misma factura

No es una regla del 1099, pero depende de las mismas facturas. El impuesto sobre las ventas de Nueva York aplica su propia prueba de mejora de capital según el boletín tributario TB-ST-104 (abre un sitio externo): el trabajo debe aumentar de forma sustancial el valor del inmueble o prolongar de forma apreciable su vida útil, pasar a formar parte de él o quedar fijado de forma permanente, y tener la intención de ser permanente.

En los trabajos de mejora de capital, el propietario entrega al contratista el Formulario ST-124 y no paga impuesto sobre las ventas. Construir una terraza (deck), instalar un calentador de agua o instalar gabinetes de cocina califican; reparar un escalón roto, reemplazar el termostato de un calentador de agua o pintar gabinetes existentes son reparaciones gravadas. Un contratista no está obligado a aceptar el Formulario ST-124; si le cobraron impuesto por una mejora de capital, puede pedir un reembolso al Departamento de Impuestos y Finanzas del estado. Las obras de un inquilino que el contrato de arrendamiento exige retirar al final del plazo por lo general no califican, y los registros del impuesto sobre las ventas deben conservarse al menos tres años.

Esta prueba es independiente de las reglas del impuesto federal sobre la renta para reparaciones y mejoras, y un mismo trabajo puede tener resultados distintos con cada una. Para saber qué significan las mejoras cuando vende su vivienda, consulte ¿Qué mejoras en su vivienda reducen sus impuestos cuando la vende?.

Lista de cierre de año

• Anote a cada contratista al que pagó en 2026 por su negocio o su alquiler, con el total y la forma de pago.
• Quite los pagos con tarjeta y los pagos por aplicación enviados como compra; quedan sujetos a las reglas del Formulario 1099-K. Mantenga las transferencias por aplicación enviadas como pago personal.
• Quite a las corporaciones, salvo los bufetes de abogados, cuyos honorarios se siguen declarando en el Formulario 1099-NEC.
• Confirme que tiene un W-9 de cada uno de los que quedan, y pida ahora los que falten.
• Marque para un Formulario 1099-NEC a cada contratista con pagos de $2,000 o más.
• Conserve los contratos y las facturas detalladas; respaldan los 1099, el tratamiento como reparación o mejora y cualquier exención del impuesto sobre las ventas.
• Si tiene alquileres, resuelva con su CPA si su actividad de alquiler le obliga a presentarlos.