TCO y CO para un edificio de apartamentos nuevo en NYC

Dos documentos con fines distintos

El certificado de ocupación (abre un sitio externo) establece el uso legal y el tipo de ocupación de un edificio. Todo edificio nuevo debe tenerlo. El DOB emite el CO definitivo cuando la obra terminada coincide con los planos aprobados, la documentación está completa, las tarifas están pagadas, las infracciones están resueltas y se han recibido las aprobaciones exigidas por otras agencias de la Ciudad.

El certificado de ocupación temporal (abre un sitio externo) se emite cuando el DOB determina que el edificio es seguro para ocuparse, pero aún deben resolverse asuntos pendientes antes del CO definitivo. Para un desarrollador inmobiliario, el TCO suele ser el documento que permite la mudanza de inquilinos o compradores, y el CO definitivo es el documento que cierra la obra.

Ambos se solicitan mediante una Certificate of Occupancy Request en DOB NOW: Build, que revisa el personal técnico y de operaciones del DOB. Si un espacio con TCO queda desocupado más de 30 días, el DOB exige un TCO nuevo antes de volver a ocuparlo.

Requisitos para obtener el primer TCO

El primer TCO es el hito en torno al cual se organizan la mayoría de los cronogramas de obra y de los documentos de préstamo, por lo que sus requisitos deben seguirse desde el inicio de la construcción y no reunirse en el último mes.

• La aprobación de la inspección de construcción para las áreas que se van a ocupar.
• Las aprobaciones de las inspecciones de plomería y electricidad en los permisos a nombre del plomero maestro con licencia y del electricista maestro con licencia.
• La aprobación del ascensor, cuando el edificio lo tenga, que depende del calendario y de la inspección del contratista de ascensores.
• Un Cuadro de Ocupación aprobado en DOB NOW: Build que coincida con los pisos, las unidades y los usos efectivamente construidos.
• Los requisitos del código de energía aplicables a la obra, incluida la prueba de hermeticidad cuando se exija; consulte nuestra guía sobre la prueba de hermeticidad en edificios nuevos.
• El pago de la tarifa del TCO.

Si un TCO puede abarcar algunos pisos mientras otros siguen en obra, y qué áreas pueden incluirse en un proyecto determinado, es una pregunta para el arquitecto o el ingeniero responsable.

Lo que añade el CO definitivo

El CO definitivo exige todo lo que exigía el TCO, con aprobaciones finales en lugar de temporales, además de documentos y condiciones que a menudo quedan pendientes durante el período de arrendamiento inicial.

• Aprobaciones finales de construcción, plomería, electricidad y ascensor.
• Un levantamiento final del edificio.
• El Builders Pavement Plan (BPP) definitivo.
• La declaración jurada de costos del propietario (Owner's Cost Affidavit, PW3), que informa el costo de la obra.
• Ninguna solicitud abierta en la propiedad, por ejemplo permisos de cobertizos de acera (sidewalk sheds), cercas u otros equipos temporales.
• Ninguna infracción abierta en la propiedad.
• Un Cuadro de Ocupación aprobado en DOB NOW: Build.

Causas frecuentes de retraso en el cierre

La mayoría de los retrasos entre la salida del último oficio y el CO definitivo provienen de una lista corta de asuntos. Todos pueden anticiparse.

• Una solicitud abierta en la propiedad, como un cobertizo de acera, una cerca de obra o un permiso subsidiario que nunca recibió la aprobación final ni se retiró. La solicitud de retiro de un cobertizo de acera (abre un sitio externo) se presenta en DOB NOW: Build y se aprueba solo después de una inspección del DOB.
• Una infracción abierta, incluidas las emitidas durante la obra por seguridad del sitio o por capacitación de los trabajadores, que debe resolverse antes del CO.
• Un permiso o un registro de seguro vencido. Los permisos del DOB (abre un sitio externo) tienen una duración máxima de dos años y pueden vencer junto con el seguro de responsabilidad civil general del titular del permiso, por lo que deben renovarse y mantenerse vigentes mientras continúe la obra.
• Una condición construida que difiere de los planos aprobados o del Cuadro de Ocupación, lo que por lo general exige una enmienda a los planos aprobados antes de la aprobación final.
• Una prueba de hermeticidad fallida o no programada, que según indica el DOB (abre un sitio externo) debe aprobarse antes de que el edificio reciba la aprobación final para el CO.
• Pendientes detectados en la inspección en los trabajos de acabados, como puertas y herrajes en aberturas con clasificación de resistencia al fuego, el sellado cortafuego en las penetraciones y áreas comunes sin terminar.
• Falta de datos de costos para el PW3 o de informes de las agencias de inspecciones especiales y de avance.

Los requisitos de permisos para alteraciones en edificios existentes siguen otra vía, que se explica en nuestra guía sobre los permisos de remodelación en NYC.

Renovaciones del TCO

El DOB indica que los TCO por lo general vencen 90 días después de su emisión y pueden renovarse si los asuntos pendientes para el CO definitivo no se han resuelto para la fecha de vencimiento. El DOB recomienda a los propietarios cuya propiedad tiene un TCO consultar a un ingeniero profesional o a un arquitecto registrado para determinar qué se necesita para el CO definitivo.

Las renovaciones son habituales, pero no automáticas. Cada renovación es un plazo, y un edificio ocupado con un TCO vencido está ocupado sin un certificado válido. Un registro de cierre que enumere cada asunto pendiente, su responsable y su fecha objetivo convierte cada ciclo de 90 días en un control de avance hacia el CO definitivo, en lugar de una repetición de la misma solicitud.

Planificar el cierre desde el inicio de la obra

• Abra un registro de cierre al emitirse el permiso, con todas las solicitudes de la propiedad, todas las inspecciones obligatorias y todos los documentos que exigirá el CO.
• Asigne cada asunto a una parte concreta: arquitecto, ingeniero, gestor de trámites (expediter), contratista general, oficio con licencia o agencia de inspección.
• Lleve los registros de costos de una forma que permita preparar el PW3 al final de la obra.
• Compare el Cuadro de Ocupación con los pisos y las unidades construidos antes de solicitar el TCO, y presente cualquier enmienda con anticipación.
• Programe las inspecciones del ascensor, la prueba de hermeticidad y las demás inspecciones de terceros con tiempo para una corrección y una nueva inspección.
• Retire o cierre con aprobación final los permisos de cobertizos de acera, cercas y equipos en cuanto dejen de ser necesarios.
• Revise la lista de pendientes de cada piso y cada unidad antes del recorrido de inspección, no después.

La altura del edificio también influye en el cierre, porque los requisitos de seguridad del sitio en los edificios de gran envergadura (major buildings) continúan hasta que el edificio queda cerrado y se retira el cobertizo de acera. Nuestra guía sobre seis y siete pisos explica ese umbral.

Nuestro apoyo en el cierre

Cerramos las listas de pendientes piso por piso y unidad por unidad en los trabajos de acabados, preparamos las unidades para la entrega y, como representante del propietario, mantenemos el registro de cierre y damos seguimiento a las aprobaciones, los informes de inspección y los documentos para el TCO y el CO definitivo. Los puntos de aprobación eléctrica y de plomería se coordinan con contratistas asociados con licencia. Nuestros servicios de construcción trabajan con su arquitecto, su gestor de trámites y su contratista general para que los asuntos que quedan después de la salida del último oficio estén identificados, asignados y con fecha.